سازمان الکترونیکی چیست؟ آیا با به کارگیری تجهیزات و نرم افزارهای رایانه ای و اتصال به شبکه های ارتباطی میتوان گفت سازمانی به یک سازمان الکترونیکی تبدیل شده است؟ چه چیزی یک سازمان الکترونیکی را از یک سازمان غیر الکترونیکی متمایز میکند؟

 

سازمان ها را از منظر میزان تطابق با مفاهیم سازمان الکترونیکی میتوان به دو بخش تقسیم کرد:

  • سازمان هایی که رویکرد الکترونیکی در آن ها در مرکز و هسته سازمان قرار دارد.
  • سازمان هایی که رویکرد الکترونیکی در آن ها در پوسته سازمان قرار دارد.

ویژگی های این سازمان ها به شرح زیر است:
درگروه اول، استفاده از فناوری های دیجیتال، شبکه های ارتباطی و سیستم های رایانه ای به صورت فرهننگ سازمانی نهادینه شده است. اما در گروه دوم کارکنان همچنان در برابر استفاده از فناوری های نوین مقاومت میکنند.

در سازمان های گروه اول، تمامی فعالیتهای روزمره و وظایف سازمان از کانال های مبتنی بر فناوری و شبکه های ارتباطی انجام میگیرد به صورتیکه چنانچه به دلایل فنی دسترسی سازمان به شبکه های ارتباطی قطع شود ادامه فعالیت سازمان با بحران جدی مواجه خواهد بود. (مانند بانک ها و یا شرکت های بیمه)؛ در گروه دوم به دلیل عدم استفاده جدی از فناوری، فعالیت های روزمره از طریق ابزارهای سنتی انجام شده و وابستگی حیاتی به سیستم های الکترونیکی وجود ندارد.

ارائه خدمات به ارباب رجوع در سازمان های گروه اول به صورت تماما الکترونیکی و راه دور انجام میپذیرد. سرعت رسیدگی به درخواست های مشتری و ارباب رجوع بالا و به تبع آن میزان بهره وری در این سازمان ها به مراتب بالاتر است. در سازمان های گروه دوم میزان مراجعات حضوری ارباب رجوع بسیار بالاست. به دلیل نهادینه نشدن فرهنگ استفاده از فناوری های نوین و در عین حال اجبار به استفاده از آن و در عین حال عدم وجود دانش استفاده، بهره وری حتی از زمان ماقبل الکترونیکی سازی پایین تر است.

در پورتال های اینترنتی سازمان های گروه اول خدمات الکترونیکی ارائه میشود. در پورتال های اینترنتی سازمان های گروه دوم (در صورت وجود) صرفا اطلاع رسانی به مخاطب صورت میپذیرد.

بودجه های فناوری در سازمان های گروه اول بیشتر صرف آموزش، خرید نرم افزارهای کاربردی و جاری سازی فرآیندهای کاری الکترونیکی میشود، در حالیکه در سازمان های گروه دوم بودجه های فناوری صرف خرید تجهیزات و سخت افزارهای گران قیمت خواهد شد.

سازمان های گروه اول دارای واحد فناوری اطلاعات مستقل هستند و به صورت مستقیم زیر نظر بالاترین مرجع سازمان فعالیت میکنند. واحدهای فناوری اطلاعات در این سازمان ها به صورت مستقل نسبت به جذب نیرو، صرف بودجه، سیاستگذاری و … اقدام میکنند. در سازمان های گروه دوم واحدهای فناوری اطلاعات عمدتا زیرمجموعه واحدهای دیگر بوده و نقشی در سیاستگداری سازمان ندارند. در این سازمان ها واحد فناوری اطلاعات بیشتر نقش پشتیبانی سخت افزاری و نرم افزاری کارمندان را دارد.

فرآیندهای درون سازمانی در سازمان های گروه اول به صورت کاملا الکترونیکی پیاده سازی شده و عمدتا از طریق پورتال های اینترانتی و یا سیستم های اتوماسیون مدیریت میشود. در سازمان های گروه دوم فرآیندهای درون سازمانی مبتنی بر کاغذ اداره میشود.

نظر شما برای “سازمان الکترونیکی چیست و ویژگی های آن کدام است؟”