دی ۲۹, ۱۳۹۵ سعید نوری بدون دیدگاه پورتال سازمانی , متن باز

توسعه روزافزون کاربرد فناوريهاي ديجيتال خصوصا در حوزه فناوري اطلاعات و نقش موثر آنها در سوق دادن سازمان به سمت آميخته سازي فرآيندهاي کسب و کار با فناوري درکالبد پورتالهاي سازماني، به يک واقعيت مسلم و غيرقابل اجتناب بدل شده است.

 

پورتالهاي سازماني امروزه نقش کليدي را در مديريت محتوا و دانش سازماني، گردش کار فرآيند محور، اتوماسيون اداري، کاوش اطلاعات و … در بستر ارتباطات سازماني ايفا مي کنند. همچون هميشه، فناوري و تصميم گيري هاي مبتني بر دانش فني، تيغي دو لبه را در اختيار سازمان قرار مي دهد. انتخاب تکنولوژي و زيرساخت در کنار تدوين رويه هاي موثر مي تواند سازمان را به بلوغ اميدوارکننده اي برساند. در عين حال اتخاذ تصميمات نادرست و مبتني بر تصورات غيرعملي يا تعصبات فني مي تواند ثمره تلاش پرهزينه مجموعه سازمان را به يک طرح شکست خورده و نهايتا ايجاد نگرش منفي به فناوري مبدل سازد.
در اين ميان مايکروسافت با ارايه محصول شيرپوينت سرور گامهاي موثر خود را در اين حوزه برداشته است . بر طبق گزارشات ارايه شده از سوي مايکروسافت و ساير شرکت هاي همکار ، اين محصول در مجموع گردش مالي ساليانه  ۱ ميليارد دلاري را براي ارايه دهندگان به همراه داشته است. با وجود تمام ويژگي هاي مثبت و کليدي محصول شيرپوينت ، تقريبا نمي توان نمونه کاملا موفقي از پياده سازي اين محصول را (حداقل) در سازمانهاي داخلي يافت. بگونه اي که در عمل نمونه داخلي پورتال هاي سازماني و حتي سيستم هاي مديريت محتواي مبتني بر فناوري هاي متن باز، اغلب موثرتر واقع شده اند. دراين گزارش سعي شده ضمن اشاره به ويژگي هاي شيرپوينت، دلايل ناکارمدي اين محصول از جنبه هاي مختلف خصوصا در سازمانهاي داخل کشور مورد بررسي قرار داده شود.
شيرپوينت در واقع نسل جديد سيستم مديريت محتوا شرکت مايکروسافت برشمرده مي شود. در واقع از اين جهت، اغلب کارايي هاي شيرپوينت با ساير سيستم مديريت محتوا مبتني بر وب و محتواي سازماني مورد مقايسه قرار مي گيرد. در عين حال با ارايه يکپارچه سازي شده ساير سرويس هاي ارايه شده از جمله Microsoft Office SharePoint Services، Communication Services، InfoPath Form و … کاربردهايي متفاوتي همچون مديريت مستندات الکترونيکي با مجموعه نرم افزارهاي بسته آفيس ، فرم هاي الکترونيکي و گردش کار با استفاده از WWF، توليد گزارشات و مانيتورينگ کسب و کار  از طريق سرويس دهنده SQL Server  و … شيرپوينت را به محصولي جامع در حوزه مديريت پورتال اطلاعاتي سازماني بدل ساخته است. ضمنا راهکارهايي جهت توسعه روالهاي کار تيمي و تعاملات سازماني  ، مديريت دانش سازماني از طريق سرويسهاي Wiki، بلاگ و … نيز از سوي شيرپوينت ارايه شده است. از اين نظر شيرپوينت ابزار توانمندي جهت برآورده سازي نيازهاي سازماني در حوزه توسعه تعاملات سازماني و کسب و کار الکترونيکي قلمداد مي شود. اما بايستي کارايي راهکارهاي ارايه شده از سوي توليدکنندگان اين محصولات را در بستر سازمانهاي رو به توسعه داخلي مورد سنجش و ارزيابي قرار داد. در کنار کليه گزارشات موفق ارايه شده از قابليت هاي شيرپوينت در اين فضاي کاري و ادعاهاي توليد کنندگان و ارايه دهندگان خدمات مبتني بر راهکار شيرپوينت ، نمونه هاي متعددي از سازمانهاو مشترياني را مي توان يافت که با وجود صرف هزينه، زمان و حتي فعاليت هاي کارشناسي و تحليلي مستمر، يک طرح شکست خورده، غيرمنعطف و فاقدکارايي لازم مبتني بر شيرپوينت را در پيش روي خود دارند. هرچند نمي توان تنها دليل موفقيت و عدم موفقيت اين پروژه ها را در انتخاب تکنولوژي و ابزار متصور شد، با اين وجود نبايستي مخاطرات يک انتخاب نامناسب و جاه طلبانه را ناديده گرفت.
استقرار، پيکربندي و نگهداري
مايکروسافت معماري شيرپوينت را به اين شکل معرفي مي کند : سرويسهاي شيرپوينت بر بستر ويندوز  يا WSS و سرويس دهنده پورتال سازماني شيرپوينت  (SPS)، دو راهکار جهت رفع نياز سازمانها با دو سطح کيفي متفاوت مي باشند. در واقع WSS هسته معماري ارايه سرويسهاي مديريت محتوا و مستندات ، اشتراک اطلاعات، همکاري و ارتباط با ساير کاربران، ايجاد ليست اطلاعات و وب پارت ها مي باشد. در حاليکه وظيفه SPS ارايه زيرساخت متمرکز سازي کليه پورتالهاي سازمان و خدمات يکپارچه مبتني بر فناوري مايکروسافت در حوزه سرويس هاي آفيس، هوش تجاري  ، گردش کار و ارتباط و …. در قالب يک پورتال سازماني واحد است. به منظور بهره برداري کامل از امکانات شيرپوينت، بايستي در تدارک يک سرور فارم   متشکل از يک يا چند سرور پس زمينه(Back-end) و حداقل يک سرور پيش زمينه (Front-end) بود.
چنانچه قصد بهره برداري از امکانات مديريت محتوا و مستندات، مديريت يکپارچه کاربران با زيرساخت AD  ، ايجاد ارتباط زنده با کاربران ، فرم هاي الکترونيکي، جستجوي سازماني   و شاخص گذاري محتوا و سرويسهاي هوش تجاري را داشته باشيد بايستي در تدارک سرويس دهنده زير نيز باشيد :

Microsoft Office SharePoint Services
Active Directory Services
Microsoft Office Communication Service
Microsoft Office InfoPath Form Services
SharePoint Search & Indexing Services
Microsoft Business Intelligence Services
SQL Server Reporting & Analysis Services
Microsoft Office Excel Calculation Services

در واقع به اين ليست مي توان مولفه هاي بسياري ديگري را ازجمله مولفه هاي موتور گردش کار، محيط توسعهVisual Studio .Net جهت توسعه وب پارتها  و کامپايل مولفه ها،Microsoft SharePoint Designer جهت ويرايش پوسته ، CSS  و.. را مي توان افزود.
در يک نگاه سيطره محصولات مايکروسافت در بستر سازمان امری کاملا مشخص است. صرفنظر از موضوع هزينه  مجوزهاي نرم افزار (که در بخش هزينه تمام شده مورد بررسي قرار خواهد گرفت)، بايستي هزينه هاي اجرايي مقوله توسعه و استقرار، پشتيباني و نگهداري زيرساخت پيچيده فراهم شده را نيز در نظر گرفت. نصب، پيکربندي و راه اندازي کليه سرويس هاي مورد اشاره به همراه ساير پيش نيازهاي نرم افزاري، بالطبع درجه بالايي از تسلط فني را مي طلبد. ضمن اينکه محصول شيرپوينت شدت وابستگي کم نظير و گاهي نامطلوبي را از يک ابزار سازماني در تعامل با ساير سرويسها ارايه کرده است. در واقع در صورت چشم پوشي از راه اندازي برخي از اين سرويسها، ابعاد گسترده اي از کاربردها بدون پاسخ رها شده و در صورت نياز، هزينه بالايي تنها صرف نگهداري و پيکربندي محصول خواهد شد. ضمن اينکه شيرپوينت راهکار مشخصي جهت يکپارچه سازي با ساير سرويس دهنده هاي غير مايکروسافتي را در هيچ يک از زمينه هاي ياد شده ارايه نمي دهد. به شکلي که شيرپوينت تنها از SQL Server بعنوان سرويس دهنده بانک اطلاعاتي پشتيباني مي کند.
بدون وجود دوره هاي آموزشي طولاني ، راهبري و نگهداري زيرساخت امري غيرمکن مي نمايد که عموما فقدان رويه هاي استمرار آموزش معضلاتي را از اين جهت به سازمان تحميل مي کند. ضمن اينکه نبايستي هزينه هاي مورد نياز جهت ارتقا نسخه ها و يا جابجايي و انتقال اطلاعات را ناديده گرفت.
بعنوان يک مقايسه بد نيست اشاره شود که يک فرد خبره شايد قادر باشد در بهترين روز کاري، با استفاده از شيرپوينت يک سايت جديد را راه اندازي اوليه نموده و به اجرا درآورد که اين امر با توجه به روال دو مرحله (ايجاد از راه دور و پيکربندي بر بستر کنترل پانل مرکزي شيرپوينت تحت وب) قابل توجيه است. جالب توجه است که جهت انجام همين محدوده فعاليت در سرويس وردپرس  تنها ۱۰ دقيقه زمان صرف خواهد شد.
ادامه دارد…
نويسنده: مهندس آرش رامز

نظر شما برای “طراحي پورتال هاي دولتي با شيرپوينت، فرصت يا تهديد؟ (بخش اول)”