پورتال اینترانتی و چند راهکار برای استفاده بهینه از آن

پورتال اینترانتی و چند راهکار برای استفاده بهینه از آن

۱۳۹۵-۱۰-۲۹
|
0 نظرات
|

در طول چند سال گذشته شرکت ها و سازمان های بزرگ و متوسط علاقه بسیاری به راه اندازی پورتال اینترانتی و یا درون سازمانی از خود نشان داده اند. با این حال هنوز در بسیاری از سازمان ها حتی یک Home page ساده و پیش فرض برای صفحه اول مرورگر کامپیوترهای کارمندان مشاهده نمیشود چه رسد به یک پورتال داخلی.

 

در سال های دور (شاید حدو ۱۸-۱۹ سال قبل) متخصصین وب عقیده داشتند که داشتن یک پورتال درون سازمانی مناسب (البته آن زمان این اصطلاح زیاد رایج نبود، ولی به هر حال منظور همین بود!) به مراتب اولویت بیشتری از یک وب سایت و یا پورتال اینترنتی دارد. ولی به هر حال زمان گذشت و عقاید کم کم عوض شد. بنا بر قانون متکالف* عده ای این نظر را رد کردند و اولویت سازمان ها را اجرای پورتال های اینترنتی دانستند و اولویت پایین تری به پورتال های اینترانتی بخشیدند.
رشد بیش از حد تصور اینترنت و غوغایی که شرکت های دات کام در اوایل هزاره جدید ایجاد کردند نیز مزید بر علت شد و توجه همه متخصصان وب را به پروژه های پورتال های اینترنتی معطوف کرد، همین دلیل همچنین باعث کاهش بودجه و سرمایه گذاری سازمان ها برای راه اندازی پورتال های اینترانتی شد. اما همه این ها بدان معنا نبود که میتوان از پورتال های اینترانتی صرفنظر کرد. زیرا مدیران سازمان ها دریافته بودند که یک پورتال اینترانتی نا مناسب با چیدمان محتوایی غیر اصولی میتواند در دوره استفاده از فناوری های دیجیتال در سازمان ها به سرعت بر بهره وری کارکنان اثر نامطلوب برجای بگذارد.
به عنوان مثال سازمانی با ۱۰۰۰۰ نفر پرسنل را در نظر بگیرید در صورتیکه در پورتال اینترانتی این سازمان خطایی از نوع بارگذاری کند محتوا صورت بگیرد که همه کارمندان را مجبور کند ۴ دقیقه بیشتر از معمول منتظر نمایش فیش حقوقی خود باشند، اثری که  این تاخیر بر میزان بهره وری کارکنان برجای میگذارد غیر قابل چشم پوشی است و صد البته هزینه خطاهایی مانند طراحی غیر اصولی ناوبری (Navigation) به مراتب بیشتر خواهد بود. شاید این اعداد و ارقام کمی عجییب به نظر برسد اما گروه نیلسن نورمن (Nielsen Norman Group) پیش بینی کرده است هزینه عدم توجه به تجربه کاربری در پورتال های اینترانتی تا پنج سال آینده در سراسر جهان به بیش از ۱۰۰ میلیارد دلار بالغ خواهد شد.
امروز حتی سازمان های بزرگ، پورتال های اینترانتی خود را با گروهی کوچک اداره میکنند. و من به شخصه تا به حال فقط یک سازمان بزرگ را دیده ام که برای اجرای استانداردهای معمول در پورتال درون سازمانی خود از یک تیم متخصص بهره برده و در این مورد هزینه کرده است. با اغلب مدیرانی که صحبت کرده ام به من گفته اند که نمیتوانند برای پورتال اینترانتی خود بیش از این هزینه کنند و نتیجه این رویکرد، مجموعه و انبوه اسناد به هم ریخته ای تحت نام پورتال اینترانتی است که هیچ طرح ناوبری مدونی آن را در بر نگرفته است. میخواهم اعتراف کنم که  بسیاری از پورتال ها و وب سایت های اینترنتی هم مشکلاتی در خصوص تجربه کاربری دارند اما دستکم آن ها استانداردهای ناوبری را به صورت حداقلی رعایت کرده اند و بسیار کم پیدا میشوند و ب سایت هایی که از یک طرح ناوبری استاندارد بی بهره باشند. اما این مساله در مورد پورتال های اینترانتی همین سازمان ها صدق نمیکند و به هم ریختگی است که بر آن ها حکومت میکند.
اما برای بهبود این مساله چه پیشنهاداتی میتوان ارائه داد:
۱-    یک شورای راهبری متشکل از مدیران ارشد سازمان ضمن اینکه میتواند میزان اهمیت پورتال درون سازمانی را به کارمندان القا کند، میتواند سیاست های کلی محتوایی پورتال را مدون کرده و به تیم مدیریت پورتال ابلاغ کند. این سیاست ها، باید ها و نبایدهای محتوایی پورتال اینترانتی و چشم انداز پورتال را مشخص میکنند.
۲-     تدوین یک سند معماری محتوا، میتواند مقدمه یک طرح ناوبری مناسب باشد، معماری محتوا، تیم طراح پورتال را از سردرگمی نجات داده و نقشه راه مناسبی را برای اجرای پروژه در اختیار آنان میگذارد.
۳-    ایجاد چارت راهبری پورتال یک امر ضروری است، چارت راهبری پورتال معمولا شامل نقشهایی مثل مدیر اجرایی و محتوایی، مدیر فنی، گرافیست، مسئول مستند سازی و … است. تعیین شرح وظایف افراد تیم بر عهده مدیر پروژه راهبری پورتال است.
به صورت خلاصه باید گفت یکی از مهمترین مراحل در چرخع حیات یک سیستم نرم افزاری و به خصوص یک پورتال، مرحله بهره برداری از آن است و به هیچ عنوان نمیتوان بدون برنامه ریزی و سازماندهی مناسب یک سیستم نرم افزاری را به بهره برداری رساند.

* قانون متکالف: این قانون در رابطه با ارزش شبکه است و بر طبق آن ارزش یک شبکه با مجذور کاربرانش افزایش میابد.

نوشته شده در: شرکت مهندسی داده ورزی فرا