پورتال سازمانی مجموعه وسیعی از محتوا، برنامه های كاربردی و سرویس هایی را ارایه می دهد كه توسط گروههای متعددی از كاربران و ذی نفعان كلیدی سازمان ها اداره می شوند. شاید بتوان گفت چارچوب یكپارچه سازی خاصی كه پورتالهای سازمانی ارایه می كنند مهم ترین وجه تمایز این محصول با سایر برنامه های كاربردی تحت وب و وب سایت های پویا می باشد.

 

وجوه دیگری همچون قابلیت سفارشی سازی،‌كاربردهای تعاملی، شخصی سازی و انتشار اطلاعات از طریق مولفه های همچون پورتلت ها چند مورد دیگر از ویژگی های پورتال های سازمانی می باشد بالطبع،‌فرآیند تولید و توسعه یك پورتال نیز با سایر برنامه های كاربردی تحت وب چندان مشابهتی ندارد.هر نوع دانشی در زمینه توسعه برنامه های كاربردی تحت وب، می تواند در توسعه یك پورتال سازمانی بكارگرفته شود. اما گستردگی و پیچیدگی این حوزه،‌ مسئولیت های جدیدی را در زمینه طرح ریزی و اجرا تعریف می كند. شناخت مولفه های كلیدی سیستم، نحوه نگهداری یك پورتال سازمانی، گردش كار در مدیریت وظایف، شناسایی نیازمندی های گروه های كاربری مختلف و … از ابعاد مختلف این قضیه می باشند. البته سازمان ها در مسیر رشد و تعالی همواره در مسیر درست حركت نمی كنند. در یك گزارش ارایه شده در سال ۲۰۰۳ ، تخمین زده شد كه سازمان های بزرگ با بودجه سالیانه بیش از ۲۰۰میلیون دلار در بخش فناوری اطلاعات، هر ساله به طور متوسط ۱۲۰ برنامه كاربردی تحت وب را توسعه داده و یا از طریق برون سپاری تهیه می كنند. این برنامه ها، طیف وسیعی از عملكرد سیستمی از نمایش یك گزارش ساده از یك بانك اطلاعاتی سازمانی تا یك مجموعه پیچیده از فرآیند های سازمانی كسب و كار را در برمی گیرند. فراهم سازی یك رابط كاربری ساده و كاهش هزینه های عملیاتی صرف شده برای جلوگیری از توسعه های مجدد، از طریق پیاده سازی و ارایه وب سرویس جهت اشتراك سرویس-ها از اهداف رویایی استقرار پورتال سازمانی است هر چند پژوهش های به عمل آمده در موارد زیادی نشان می دهند كه استقرار پورتال های سازمانی به منظور یكپاچه سازی كاربردهای سازمانی، حتی می تواند پیچیدگی های این بخش را افزایش دهد. علت این مسئله به این امر برمی گردد كه بسیاری از سازمان ها،پورتال های متعددی را جهت رفع نیازمندی های متفاوت پیاده سازی می نمایند،‌ بدون اینكه حتی به نحوه و كیفیت ارتباطات مابین آن ها توجهی داشته باشند. گارتنر، در طی گزارشی اعلام كرده كه بسیاری از سازمان ها خود را در جنگلی از پورتال ها گرفتار كرده اند كه در آن شدت رقابت  بر سر منابع و مخاطبین مشترك به حدی بالاست كه در اغلب موارد این استقرارها مانع از كسب موفقیت در تجربیات دیگر نیز می شوند. نكته در این است كه بسیاری از سازمان ها، به اشتباه استقرار پورتال های سازمانی را مشابه سایر سیستم های بزرگ درون سازمانی فرض می كنند.در مورد ERP، اغلب نیازمندی های تجاری در طول دوره نسبتا طولانی گردآوری شده و در قالب منطق های كسب و كار سیستمی برنامه ریزی شده اند. كاربران نهایی نیز از طریق مجموعه قواعد كسب و كار برنامه ریزی شده به مدیریت اطلاعات پرداخته و با یك بانك اطلاعاتی بزرگ و در حال رشد در تعامل خواهند بود. در طول زمان این بانك اطلاعاتی به سرعت رشد كرده و نیازمند نگهداری و بهینه سازی خواهد بود،در حالیكه منطق های كسب و كار در این بین ثابت و بدون تغییر باقی مانده اند. این به سازمان اجازه می دهد تا پشتیبانی و نگهداری سیستم را با تعداد محدودی از متخصصین فناوری اطلاعات تحت پوشش قرار دهد.از آنجا كه فرآیندهای كسب و كار تغییراتی محدود را تجربه می كنند،‌ مقیاس پذیری سیستم صرفا در سطح بانك اطلاعاتی قابل اندازه گیری خواهد بود. چنانچه سازمان با حجم بالای اطلاعات مواجه شود، تهیه و بكارگیری سخت افزار اضافی می تواند راهگشا باشد. اما در مورد پورتال شرایط متفاوتی وجود دارد. بانك اطلاعاتی كه براحتی رشد می كند،‌قواعد كاری كه به سرعت و تحت تاثیر عوامل مختلف تغییر می كنند. شركای تجاری و ذی نفعانی كه خواهان مشاركت در مدیریت فرآیندها،‌ طیف كاربران نهایی و محتوای قابل انتشار می باشند، همه با هم راهبری پورتال سازمانی را به معضل جدیدی برای سازمان بدل می سازند.
اغلب مشاهده می شود كه در سازمان های بزرگ كه بدون در اختیارداشتن طرحی منسجم و یكپارچه در تلاش برای پاسخگویی به نیازهای كسب و كاربری می باشند، پروژه های تكراری توسط تیم های مختلف تعریف می شوند كه در آنها سعی شده مشكلات مشابهی را با محصولات و رویه های مختلف حل نمایند. تنها سازمان های محدودی هستند كه مدل موفقی از حاكمیت فناوری اطلاعات را در راستای اهداف سازمانی پیاده سازی نموده اند.
در این بین مدل حاكمیتی فناوری، موضوعی است كه به سرعت در سازمانها رشد كرده و سرنوشت پورتال سازمانی تنها به عنوان یكی از نمادهای تلاقی فناوری با كسب و كاردر سازمان با آن گره خورده است.بررسی ها اغلب نشان می دهد كه چنانچه كاربران قادر نباشند به اهداف خود در پورتال دست یابند و در كل تجربه كاربری مناسبی در آن كسب نمایند،‌ نمی توان انتظار داشت تعامل صحیحی با آن داشته باشند. گروه های كاربری مختلفی در سازمان وجود دارند كه به صورت بالقوه خواسته های متعارضی را در زمینه رابط كاربری، برندسازی، مدیریت محتوا، شخصی سازی و … دارند. تاثیرگذاری پورتال در این بین وابسته به ساختار حاكمیتی مطلوبی است كه قادر باشد با فراهم سازی تعادلی بین خواسته ها و دستاوردهای كوتاه مدت، تعاملات بلند مدت موثری را فراهم نماید.یك مدل حاكمیتی در سطح حداقل بایستی قادر باشد،‌ همسویی استراتژی های مبتنی بر فناوری را با اهداف سازمان توجیه و حفظ نموده و سرمایه گذاری سازمان در این بخش را با توجه به ملاحظات بازگشت سرمایه قابل اطمینان جلوه دهد.به هر حال بدون وجود حمایت از سطوح بالای مدیریت اجرایی سازمان، حصول این چنین نتایجی بعید به نظر می رسد.مدل حاكمیتی مورد نظر بایستی توانایی تصمیم گیری به موقع را در اختیار داشته باشد. در این بین نبایستی نقش ذی نفعان كلیدی و شركای تجاری را فراموش نمود، هر چند یكی از موارد بحرانی مدیریت تاثیرگذاری بیش از اندازه یك بخش بر استراتژی كلان طرح می باشد.
تیم راهبری پورتال، بایستی در كلیه مراحل شكل گیری طرح تا پیاده سازی، استقرار، پشتیبانی و توسعه حضور داشته باشند. هر چه این ساختار در مراحل ابتدایی تری شكل گرفته شود، می تواند با شناخت و اولویت بخشیدن به نیازمندی ها، نقش موثرتری را در موفقیت طرح ایفا نماید. اعضای این تیم بایستی از ذی نفعان كلیدی انتخاب شوند. در سازمان تجاری، این كارگروه می تواند متشكل از نمایندگانی از منابع انسانی، مالی، بازاریابی، حقوقی، ارتباطات، فناوری اطلاعات و واحدهای كسب و كاری و تولید كننده باشد. این افراد بایستی دیدگاهی مشتاقانه و آگاهانه نسبت به بكارگیری فناوری در كسب و كار سازمان داشته باشند.
كمیته راهبری را كه توسط حامیان اصلی پروژه هدایت می شود بالاترین سطح گروه راهبری می توان برشمرد كه معمولا در راس آن مدیریت ارشد تكنولوژی یا مدیریت ارشد فناوری اطلاعات سازمان قرار دارد. بازبینی و نظارت بر استراتژی پورتال و تمركز بر تحوه مواجه با مشكلات سطح بالا از مسئولیت های این بخش است. این كمیته معمولا اعضایی را در برمی گیرد كه تاثیرپذیری كسب و كار سازمان از حاكمیت فناوری اطلاعات را تحت نظر دارند.در سطوح پائین تر، گروه هایی تخصصی فعالیت دارند كهتوصیه های خاص را به كمیته راهبری ارایه می دهند كه از مهم ترین آنها می توان به تیم فنی و تیم مهندسی محتوا اشاره كرد.تیم فنی با مباحث مرتبط با زیرساخت، شبكه سازی و استاندارد های توسعه پذیری پورتال سروكار داشته و توصیه هایی ارایه نموده و جهت ارزیابی تاثیرگذاری مدل راهبری در زمینه های فنی، گزارشاتی را ارایه می نماید. اعضای این تیم بالطبع از بخش فناوری اطلاعات سازمان انتخاب می شوند. تیم محتوا با فرآیند گردآوری، تامین، تولید، انتشار و طبقه بندی و به صورت كلی مهندسی محتوا در ارتباط است و اغلب از واحدهای ذی نفع بخش ارتباطات (‌روابط عمومی) و بازاریابی می باشند. سایر فرآیند مرتبط همچون آموزش و گسترش انجمن های كاربری فعال نیز عموما در حوزه مسئولیت های این گروه قرار می گیرد.
در این بین، تیم راهبری بایستی جلسات دوره ای را در دوره های كوتاه مدت به عنوان مثال دو هفته یكبار جهت راهكار توسعه فرآیندها، سیاست گذاری ها و انتشار آنها در سند راهبری پورتال برگزار می نمایند. همچنین جلسات ماهیانه جهت بررسی مشكلات، ایده های نو، درخواست های جدید و سنجش عملكرد با معیارهای ارزیابی موفقیت پورتال برگزار می شوند. مدیر برنامه های پورتال فرد مسئولی است كه بایستی برنامه ریزی منظم و منسجمی جهت برگزاری جلسات و ارایه دستور جلسات تدوین نموده و پیگیری اجرای وظایف هر تیم را برعهده گیرد.
اولویت ابتدایی برای تیم راهبری بایستی حل مشكلات فوری راهبری در مرحله استقرار باشد. این امر با تدوین و انتشار سیاستها و فرآیند هادر قالب سند راهبری پورتال صورت می پذیرد. سند راهبری، مستندی است كه با بررسی و بازبینی مستمر، نیازمندی های استقرار را منعكس می سازد.
بخش عمومی سند، معمولا شامل دورنما و اهداف پورتال، مدل تشریح تیم راهبری و اهداف تیم می باشد. این بخش ممكن است شامل مقاصد و فرآیند مدیریت سند راهبری نیز باشد.
بخش طراحی و ناوبری عناصر ناوبری و فهرست اختصارات و اصطلاحات برای عناصر را شامل می شود. بخشی از مستند می تواند شامل تصاویری از قالب صفحات كلیدی پورتال همچون صفحه اصلی باشد. استانداردهای مورد نیاز و موارد اختیاری بایستی در این بخش تعریف شده و المان های نمایشی با سادگی و كاملا شفاف بیان شوند.
بخش محتوا، طبقه بندی فرآیند و ابزارهای مدیریت محتوا را پوشش می دهد. بسیاری از سازمان ها ملاحظاتی برای چرخه عمر محتوا تعریف كرده و اینكه ارایه كنندگان این محتوا بایستی از دوره تجدید سازی محتوا آگاه شوند.در این بخش مدیریت و طبقه بندی محتوا و ساختار محتوا شامل فرا داده های مرتبط با آن نیز بایستی تعریف شوند.
بر همین اساس می توان بخش توسعه شامل تشریح رویه های توسعه، مدیریت كد منبع، تغییر محیط توسعه و ابزارهای توسعه را تهیه كرد. ضمن اینكه در بخش امنیت،‌ساختار سلسله مراتبی نقش ها و گروه های كاربری توصبف شده و نحوه مدیریت گروه ها بررسی می شود. نحوه ارتباط با سرویس هایی همچون LDAP جهت ذخیره سازی پروفایل، احراز هویت كاربران و همچنین مكانیزم پیاده سازی سرویس احراز هویت واحد (Single Sign On) نیز می تواند مورد بررسی قرار گیرد. بسیاری از بخش های دیگر بر اساس نیازمندی های سازمان، به این سند افزوده می شود. از جمله این بخش ها می توان به مجموعه قوانین و توافق نامه های بهره برداری از سرویس و حریم شخصی، فرآیند های آموزشیو .. اشاره كرد.
راهبری پورتال با رشد سطح بلوغ سازمان در استقرار و تبدیل فناوری اطلاعات به یك چارچوب كاری جهت توسعه كاربردها، محتوا و تعاملات سازمانی از اهمیت بیشتری برخوردار می شود و نبایستی فراموش كرد یك مدل راهبری موثر و فرآیند فعال راهبری نقش قطعی در موفقیت پروژه های پورتال در سازمان ها و بهبود كسب و كار ایفا می نماید.

نظر شما برای “پورتال سازمانی و فرآیندهای راهبری آن”