در نگاه عامه، بسیاری فناوری اطلاعات را برابر مفهوم اتوماسیون اداری می دانند. اتوماسیون اداری، کاربرد فناوری و رایانه و ارتباط به منظور تسهیل امور اداری در سازمان به منظور ارتقاء کارایی آن ها است. استفاده از رایانه ها جهت تهیه اسناد، نگهداری و بازیافت آن ها و نیز ارسال داده به بخش های مختلف سازمان و خارج از آن اثرات چشمگیری را به همراه داشته است. ایده دفاتر بدون کاغذ (Paperless Office) و نتایج مفید حاصل از آن تنها از طریق  به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری تحقق می یابد.

با پیدایش سیستم های پست الکترونیکی، کارکنان اداری برای یکدیگر پیام نیز ارسال میکنند. در ضمن از آن جایی که کارکنان اداری نیز میتوانند از فایل های مشترک استفاده کنند، تابوی اعلانات الکترونیکی (bulletin electronic boards) نیز ایجاد شده است. این فایل ها پست الکترونیک هستند که مردم میتوانند پیام های عمومی خود را روی آن ها قرار دهند. این امکانات بسیار جالب توجه اند به طوری که با پیشرفت فناوری میتوان نمودارهایی با کیفیت عالی در این پیام ها قرار داد. به علاوه با پیدایش فاکس هزینه مکاتبات کاهش یافته، به طوری که مدارک حاوی متن، تصویر و نمودار را با قیمت ارزان میتوان از طریق خطوط تلفن ارائه داد.
به موازات این پیشرفت ها فناوری رایانه ای سیستم های صوتی اداری را نیز ارتقاء داده است. تلفن های  اداری به سیستم های اختصاصی مبادله خیلی پیچیده مرتبط میشوند. PBX یک صفحه کلید رایانه ای است که ارتباط بین افراد و ادارات را انجام میدهد. این سیستم ها برای سازمان این امکان را فراهم میکنند که سیستم های پست صوتی داشته باشند که نه تنها سیستم های پست صوتی را پشتیبانی کنند، بلکه بتوانند سیستم های کنفرانس تلفنی و امثال آن را نیز پشتیبانی کنند.
به علاوه شرکت ها و سازمان هایی که با حجم عظیم از اسناد روبرو هستند مانند شرکت های بیمه، سیستم های پردازش تصویری تهیه کرده اند به طور ی که با کمک اسکنر می توانند تصویر الکترونیکی ایجاد کنند. مثلا شرکتی که در صنعت بیمه فعالیت دارد، از هر سندی که دریافت میکند یک تصویر الکترونیکی تهیه میکند. هر تصویر از نظر تاریخ، زمان و برخی شماره های مهم (مانند شماره مشتری، شماره صورتحساب و امثال آن) و توضیحات مربوطه به صورت رمز در می آید. این سیستم به سازمان کمک میکند که خیلی سریع به تمام مکاتبات دسترسی داشته باشد. مثلا وقتی مشتری در رابطه با یک مورد ادعای خسارت مراجعه میکند، مسئول مربوطه میتواند به صورت الکترونیکی به تمام داده ها و مکاتبات مربوط به آن ادعا، دسترسی داشته باشد.
سیستم های نوشتار گروهی نیز تهیه شده است. این سیستم ها به کارکنان کمک میکند تا بتوانند به صورت موازی و گروهی با یکدیگر کار کنند. هدف ازتهیه سیستم های نوشتار گروهی آن است که کار افراد به تلاش های گروهی منجر شود و هم این که بتوانند به بخشی از کار دیگران دسترسی داشته باشند.
و بلاخره این که کاربرد سیستم های ویدیویی نیز رو به گسترش است. سازمان های بزرگ از قابلیت های کنفرانس ویدیویی استفاده میکنند تا کارکنان بدون نیاز به مسافرت بتوانند به صورت رو در رو با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. در ابتدای کار، از این قابلیت ها برای ارتباط چند مدیر در دو یا سه محل استفاده میشد. اما اخیرا از این سیستم ها برای ارتباط هزاران نفر بر روی یک موضوع استفاده میشود.
اتوماسیون اداری و بهره وری
یکی از دلایل عمده کاربرد فناوری اطلاعات در محیط اداری، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار میکنند. بررسی هایی که در نیمه دهه 1970 انجام گردید نشان داد که رشد بهره وری در این گروه از کارکنان نسبت به کارگران بخش صنعت و تولید دچار کندی و عقب ماندگی است.
بررسی های شرکت های آمریکایی در یک دوره ده ساله منتهی به اواخر دهه 1980 نشان داد که بهره وری در صنعت تقریبا 90 درصد رشد داشته است، در حالی که در امور دفتری 4 درصد افزایش وجود داشته است. گزارشات دریافتی از این شرکت ها حاکی است که در خلال این دوره ده ساله کل هزینه امور دفتری از 20 الی 30 درصد به 30 الی 40 درصد بودجه کل افزایش یافته است.
یکی از نتایج این مطالعه این بود که هیچ گاه در محیط اداری و دفتری سرمایه گذاری کافی نشده است و دیگر این که فناوری مورد استغاده در این بخش نسبت به سایر بخش ها، دارای کارآیی کمتری بوده است. برآورد انجام شده نشان میداد سرمایه گذاری در محیط کارخانه ای که برای کنترل رایانه ای تجهیزات و ماشین آلات به کار رفته است، در حدود 10 برابر سرمایه گذاری در بخش امور اداری یک کارخانه که بهره وری بالایی دارد، منجر به افزایش قابل توجهی در بهره وری امور اداری خواهد شد.