برداشتن اولین گام برای استقرار BPM در سازمان

اگر تمامی عوامل مورد نیاز آماده باشند چگونه باید استقرار BPM را آغاز نمود؟ اولین مرحله پروژه را در جایی اجرا کنید که زودترین ارزش افزوده را برایتان به همراه آورده و حداکثر ظرف چند ماه به اتمام برسد. پروژه ای را انتخاب کنید که با تاثیرگذاری بر فرایندهای اصلی مجموعه، حداکثر ارزش مورد نظر مشتری را ایجاد کند یا به صورت غیرمستقیم موجب توانمندتر شدن فرایندهای اصلی سازمان گردد. البته تمامی افرادی که در این زمینه تجربه دارند می دانند که تغییر در فرایندهای اصلی سازمان به دلیل اینکه درآمد و وجهه مجموعه را تحت تاثیر قرار می دهد همیشه با ترس همراه است ولی اگر تمامی موارد را در نظر گرفته اید بهتر است ترس را فراموش کنید.
معمولا پروژه های BPM برای شرایط ذیل اجرا می شوند:
–    بهینه سازی شرایط موجود: یعنی بهبود کارایی و اثربخشی فرایند جاری از طریق اندازه گیری فرایند و اصلاح نقاط ضعف. در این شرایط باید از پایش فرایندهای کسب و کار (BPM) برای پایش و تحلیل فرایندها استفاده نمود و نقاط قابل بهبود را از این طریق مشخص کرد.
–    طراحی فرایندهای جدید: یعنی پیروی از سیاستهای توسعه و نوآوری یا ایجاد ظرفیتهای جدید از طریق حذف کارهایی که موجب اتلاف می شوند. BPM را می توانید برای استفاده مجدد از ظرفیتهای موجود، ایجاد فرایندهای جدید و استقرار آنها به کار ببرید.

برای استقرار “مدیریت فرایندهای کسب و کار” بایستی مطمئن شوید که از حمایتهای صاحبان فرایند برخوردار بوده و نیازمندیها و انتظارات آنها را از این پروژه به خوبی درک کرده اید. برای اخذ تاییدیه کاربران در خصوص وضعیت فعلی فرایند و وضعیت پیشنهادی و بهبود یافته و نتایج قابل دستیابی، از مدلهای ترسیم شده فرایند استفاده نمایید.
نتایج قابل دستیابی هر مرحله از استقرار BPM را تعیین نمایید زیرا از این طریق می توانید شاخص نرخ بازگشت سرمایه را مشخص کرده و در صورت مطلوب بودن آن، حمایتهای لازم را اخذ و از این طریق ریسک پروژه را کاهش دهید.

نمایش مزایای مالی حاصل از اجرا
حالا دیگر شما می دانید که BPM به نیازمندیهای کسب و کار سازمان شما و فرایندهای مرتبط با مشتریان، شرکای تجاری و تامین کنندگان اشاره می کند.

نتایج مالی
از طریق استقرار BPM می توانید ظرفیتی ایجاد کنید که ارزش جدیدی را برایتان خلق کرده، هزینه ها را کاهش داده، زمان فرایند را کوتاه تر و اتلافها را به حداقل برساند. تمامی این نتایج می تواند تاثیر شگرفی بر نرخ بازگشت سرمایه داشته باشد. به علاوه شما توانسته اید این ظرفیت جدید را با سرعت بیشتر و هزینه کمتر ایجاد کنید که خود این امر نیز بر میزان نرخ بازگشت سرمایه تاثیرگذار خواهد بود.
اگر از برنامه هایی مانند شش سیگما استفاده می کنید قادر خواهید بود ارزش ایجاد شده پروژه را اندازه گیری نمایید. BPM این قبیل برنامه ها را هم راستا کرده و بخشی از معادله نرخ بازگشت سرمایه به حساب می آید.

نکته: BPM کارهای فاید ارزش افزوده را حذف می کند. نیروهایتان را بر روی کارهایی از قبیل تحلیل، تصمیم گیری و نوآوری متمرکز کنید. این کار می تواند بر شاخص نرخ بازگشت سرمایه و بهبود آن تاثیرگذار باشد.

سایر مزایا برای ذینفعان سازمان
به یاد داشته باشید که همه از استقرار BPM منتفع خواهند شد. مطمئن شوید که منافع حاصله را به تفکیک هر گروه تعیین و اندازه گیری نموده اید. کاربران کسب و کار از شفافیت و شاخصهای جدید، تسریع در ایجاد ظرفیتهای جدید، حذف کارهای فاقد ارزش افزوده و دستیابی به چابکی، انعطاف پذیری و خوداتکایی منتفع خواهند شد. متولیان IT از طریق سرعت بخشیدن به رفع نیازهای سازمانی (خصوصا آن دسته از نیازها که برای سازمان بحرانی محسوب می شوند)، استفاده مجدد از سیستمهای موجود، کاهش هزینه های مربوطه و کوتاه تر شدن زمان طراحی و پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه نفع خواهند برد.
مشتریان، شرکای تجاری و تامین کنندگان از طریق افزایش رضایت مشتریان، تنظیم زنجیره ارزش، تسریع در دریافت بازخوردها و در نهایت تسهیل کسب و کار منافع زیادی را به دست خواهند آورد.

نکته: BPM نه تنها شکاف و فاصله بین تیمهای IT و کسب و کار بلکه فاصله بین وظایف مختلف کسب و کار را از بین می برد. همکاری های تیمی اثر شگرفی بر کارهای فاقد ارزش افزوده داشته و عملیات سازمان را با استراتژی ها همراستا نموده و تغییرات را در بهترین شرایط مدیریت می کند.