پورتال سازمانی یا آنچه که برخی پورتال اطلاعات سازمانی (EIP) میخوانند، چارچوبی برای یکپارچه کردن اطلاعات و فرآیندها در سرتاسر قلمرو یک سازمان است. پورتال های سازمانی در قالب رابط های کاربری مبتنی بر وب، یک نقطه دسترسی یکتا، برای تجمیع و شخصی سازی اطلاعات از طریق پورتلت ها ارائه میدهند.

 

یکی از ویژگی های پورتال سازمانی تمرکز زدایی از مدیریت و انتشار محتواست، ویژگی ای که پورتال های سازمانی را همیشه بروز نگاه میدارد. ویژگی دیگر یک پورتال سازمانی این است که آن ها میتوانند برای مشتریان، مخاطبان و ارباب رجوع بیرون از سازمان سفارشی شوند. این ویژگی نقطه تفاوت پورتال سازمانی با پورتال های درون سازمانی است که عمدتا برای فرآیندهای درون سازمانی طراحی میشوند.
تاریخچه پورتال سازمانی
اواسط دهه 1990 میلادیاولین وب پورتال های عمومی مانند آلتاویستا، یاهو، اکسایت و ای او ال ظهور کردند. این وب سایت ها در آن زمان مجموعه ای از ویژگی های کلیدی را ارائه میکردند (به عنوان مثال: اخبار، ایمیل، قیمت سهام و جستجو) این خدمات در این وب سایت ها در بخش هایی به نام پورتلت ها ارائه میشد. پس از آن بود که شرکت ها به دلیل اینکه بسیاری از برنامه های کاربردی داخلیشان به سمت تکنولوژی وب مهاجرت کرده بودند به این شیوه ارائه اطلاعات در خصو منابع داخلی اطلاعاتی خود احساس نیاز کردند.
در اواخر دهه 1990 در آمریکا، شرکت های تولید کننده نرم افزار شروع به تولید و طراحی پورتال های سازمانی آماده کردند. بسته های نرم افزاری پورتال های سازمانی به شرکت های متقاضی این امکان را میداد که به سرعت نرم افزار پورتال را در سازمان خود نصب کرده و پس از آن به سفارشی سازی آن بپردازند. اولین شرکت ارائه دهنده نرم افزارهای تجاری پورتال محصول خود را در سال 1998 معرفی کرد. پیشگامان این بازار در آن سالها شرکتهایی مانند plumtree، Epicentric و Viadorبودند. اما فضا در این بازار تا سال 2002 با ورود شرکت هایی مانند اوراکل، سان مایکرو سیستمز و … و نرم افزارهای متن باز مانند لایفری (Lifray) بسیار شلوغ شد. در سال 2003 شرکت های ارائه دهنده پورتال که مبتنی بر جاوا محصولات خود را تولید کرده بودند شروع به تولید استاندارد JSR-168 کردند. این استاندارد یک API برای ایجاد امکان یکپارچه سازی بین پورتال ها و سایر پورتلت ها بود. نسخه دوم این استاندارد به نام JSR-268در سال 2008 منتشر شد.
پورتال کارکنان یا پورتال درون سازمانی
یک مطالعه در سال 2006 توسط موسسعه تحقیقاتی فورستر، نشان داد که 46 درصد سازمان های بزرگ از پورتال به عنوان پورتال کارکنان یا پورتال درون سازمانی استفاده میکنند. پورتال درون سازمانی میتواند به عنوان یک رابط کاربری برای کارمندان جهت استفاده از منابع اطلاعاتی سازمان، برنامه های کاربردی، اطلاعات شخصی و گردش های کاری درون سازمانی مورد استفاده قرار گیرد.
ویژگی های اساسی پورتال سازمانی
پورتل سازمانی دارای دو ویژگی بنیادی است. یکپارچه سازی و ارائه (Presentation). یک پورتال سازمانی باید قادر به دسترسی به اطلاعات منابع متعدد و ارائه این اطلاعات به کاربر باشد. دیگر ویژگی های یک پورتال سازمانی عبارتند از:
Single Sign on: پورتال سازمانی اید بتواند امکان ورود یکتا یا Single Sign on را برای کاربر فراهم کند. این ویژگی بدان معناست که کاربر پس از لاگین در پورتال به صورت خودکار در سایر سیستم هایی که به آن ها دسترسی دارد لاگین شود.
تجمیع: یک پورتال سازمانی باید بتواند محتوا های تولید شده در سایذ نرم افزارها و سیستم های کاربردی را با استفاده از پروتکل هایی مانند WSRP نمایش دهد.
سفارشی سازی: در یک پورتال سازمانی، کاربران باید بتوانند محیط کاری خود را به شکل دلخواه سفارشی سازی کنند.
کنترل دسترسی و حقوق دسترسی: پورتال سازمانی باید بتواند دسترسی به محتوا و یا خدمات را بر اساس نقش کاربر در پورتال مدیریت و محدود کند. به عنوان مثال یک نوع خاص از محتوا ممکن است برای مدیران شرکت قابل مشهده و برای کارمندان قابل مشاهده و یا ویرایش نباشد.