فناوری اطلاعات و دولت ها

توسعه فناوری اطلاعات چگونه بر فعالیت های دولت تاثیرگذار است؟
دولت ها از نهادهای متعددی تشکیل شده اند. فناوری اطلاعات موجب ارتقاء سطح خدمات دولت به شهروندان می شود. پیشرفت در شکل گیری پایگاه داده ها، موجب گردیده تا دولت ها با جمع آوری داده های جامعه بتوانند به برنامه ریزی بهتر و نیز مقابله با مسائل اجتماعی بپردازند.

فناوری اطلاعات کمک شایانی به موضوع دفاع در دولت ها نموده است، بهره گیری از فناوری اطلاعات در مدیریت نظام های دفاعی و جنگ ها، طراحی سلاح های پیشرفته فناوری –محور– کنترل و فرماندهی یکپارچه نیروهای نظامی از جمله کاربردها است.
هواپیماهای آواکس و B2 نمونه های بارزی از پیشرفت فناوری اطلاعات و کاربرد آن در صنایع دفاعی است، در این هواپیماها از مدل سازی پیشرفته و نیز رادارهای قوی جهت تسلط بر مناطق مورد نظر و بمباران و حمله به آنها استفاده می شود.
کاربرد فناوری اطلاعات در مسائل سیاسی و سازمان های جاسوسی از طریق کدگذاری اطلاعات و انتقال آن با ابزارهای پیشرفته فناوری اطلاعات موجب امنیت بالا می شود. عملیات ضدجاسوسی و سیستم های اکتشاف مبتنی بر فناوری های نوین اطلاعات می باشند.
همچنین دولت ها بایستی در برابر اطلاعات حساس و راهبردی شهروندان و نهادهای خود از سیستم های حفاظتی و امنیتی بالایی بهره گیرند.
ورود به فضای دولت الکترونیک و توسعه آن در دولت ها ابعاد مختلفی از وظایف دولت ها را در بر می گیرد و تاثیرات بسزایی در روابط شهروندان و سازمان ها با دولت و ایجاد بستری برای مشارکت شهروندان در امور دولت و در نهایت رشد دموکراسی در جامعه دارد.

تاثیر فناوری اطلاعات بر سازمان ها
تغییرات ناشی از فناوری اطلاعات تاثیر چشمگیری بر سازمان ها و کسب و کارهای جامعه دارد. اگرچه فرهنگ سازمانی و راهبردهای آن استفاده از فناوری اطلاعات در سازمان را مشخص می نماید، تاثیرات فناوری اطلاعات در برخی بسیار قابل توجه و در بسیاری دیگر کمتر است. فناوری اطلاعات بر استراتژی های سازمان تاثیرگذار بوده و فرصت های قابل توجهی را برای سازمان ها به وجود می آورد و بر جنبه های مختلف کسب و کار تاثیرگذار است. تاثیرات فناوری اطلاعات بر سازمان از جنبه های زیر قابل بررسی است:

الف. استراتژی های کسب و کار
تسهیل در اجرای استراتژی ها و ایجاد فرصت های نو از طریق از بین بردن محدودیت های زمان و مکان انجام کسب و کار و ورود به دنیای کسب و کار الکترونیک فناوری اطلاعات فرصت های جدیدی را برای نوآوری در کالا و خدمات به وجود می آورد.
بسیاری از خدمات را امروز می توان از طریق شبکه ها ارائه کرد. برخی از اهرم های موجود در این راه عبارتند از:
•    پردازش موازی پایگاه داده ها
•    قابلیت دسترسی لحظه ای به اطلاعات چندین سیستم به طور همزمان
•    کار و فعالیت و ارائه خدمات در 24 ساعت در روز، 7 روز هفته و 365 روز سال
•    سهولت دسترسی به کالا یا خدمات برای مشتریان
•    بهره گیری از اطلاعات جمع آوری شده برای یک هدف خاص (مثلا پردازش تعاملات خرید) و استفاده از آن برای سایر اهداف (مانند رهگیری مشتریان / بخش بندی بازار و …)

ب. فرهنگ سازمانی
فناوری اطلاعات فرهنگ خاصی را بر سازمان و محیط کاری آن حاکم می نماید مانند اعتماد، گردش آزاد اطلاعات، پاسخگویی، شفافیت و …
ابزارهای کاربردی فناوری اطلاعات مانند پست الکترونیک، گروه افزارها و سایر ابزارها تغییرات چشمگیری در گردش اطلاعات در گروه ها و سازمان ها و نیز میان سازمان ها و مشتریان و تامین کنندگان به وجود آورده است. این امر به ایجاد فضای بازفرهنگی و نوآوری و دسترسی به اطلاعات کمک می نماید.

ج. ساختار سازمانی
کاهش محدودیت های ساختارهای سنتی و تقسیمات آن و ایجاد سازمان های شبکه ای و مجازی.
فناوری اطلاعات با تسهیل ارتباط بین افراد و گروه های سازمانی به گستردگی حیطه‌ی نظارت کمک نموده و موجب تسهیل نظارت می گردد. تغییر در سطوح سازمانی و کاهش سطوح میانی ساختار را از بلند به مسطح تبدیل می نماید.
تسهیل بازمهندسی کسب و کار و تغییر در روابط سازمان و فرآیندها، و جایگزینی فرآیندهای تکراری با ابزارها و سیستم های اطلاعاتی منجر به کاهش امنیت کارکنان یقه آبی به کارکنان یقه سفید می شد. اینکه فناوری اطلاعات به تمرکز یا عدم تمرکز می انجامد هنوز چالش های ذهنی فراوانی را به همراه دارد. عدم تمرکز در تصمیم گیری و انتقال قدرت تصمیم گیری به سطوح پایین تر و بکارگیری نظارت سیستمی از سوی مدیران از تاثیرات فناوری اطلاعات است. اتکاء کمتر مدیران به کارکنان تخصصی در تصمیم گیری و بهره مندی از سیستم های اطلاعاتی پیشرفته، توانمندی مدیران را در اتخاذ تصمیمات به هنگام افزایش داده است. فناوری اطلاعات توانسته است ساختارهای متفاوتی را به وجود آورد مانند ساختار شبکه ای، تی فرم و مجازی.

– سلسله مراتب سازمانی
به کار گیری فناوری اطلاعات و به طور خاص سیستم های اطلاعاتی به تسهیل کنترل و نظارت در سازمان می انجامد و از این طریق حیطه نظارت مدیران، برخلاف ساختارهای سنتی که یک محدودیت به حساب می آمد می تواند گسترش یابد. گسترش حیطه نظارت تعداد مدیران سطوح میانی و کارشناسان را کاهش می دهد و از این طریق تعداد سطوح مدیریتی در بخش های میانی سازمان تقلیل می یابد. همچنین فناوری اطلاعات از طریق مهندسی مجدد به تقلیل فرآیندها، کاهش زمان انجام کارها و تعداد منابع انسانی در سطح عملیات می انجامد. که در نهایت، کاهش نیروی انسانی در سطح عملیات در کنار گسترش حیطه نظارت مدیران از طریق به کارگیری سیستم های مکانیزه، کارایی مدیران و سازمان را به طور چشم گیری ارتقاء می دهد. همان گونه که بیان شد این امر به کاهش تعداد مدیران سطوح میانی و سطوح مدیریت میانی و در نتیجه مسطح شدن سازمان می انجامد.

– تاثیر سطوح عملیاتی
شاید اولین و محسوس ترین اثر فناوری را بتوان بر امور عملیاتی مشاهده کرد. طراحی سیستم های مکانیزه در سطح عملیات مانند سیستم های پردازشی حقوق و دستمزد، انبار، حسابداری، خرید و فروش و یا به کارگیری اتوماسیون اداری به تسهیل فرآیندهای عملیاتی، کاهش مراحل انجام کار، کاهش زمان انجام کار و کاهش هزینه ها منجر می شود که بیشترین اثر آن کاهش تعداد منابع انسانی، افزایش کارآیی و بهره وری در سازمان است.

– تاثیر بر مشاغل و نقش های مدیران
فناوری اطلاعات موجب تسهیل نقش ها و وظایف مدیران می شود. دستیابی به اطلاعات مورد نیاز جهت تصمیم گیری، کنترل و نظارت بیشتر بر سازمان و فرایندها، امکان تجزیه و تحلیل شرایط و تحلیل برنامه ریزی و شبیه سازی تصمیمات می تواند اثرات چشم‌گیری از وجود فناوری اطلاعات در سازمان باشد. همچنین کاهش زمان پاسخ‌گویی، تصمیم‌گیری، تفویض اختیار به سطوح پایین تر سازمانی این فرصت را به مدیران می دهد تا از کارهای تکراری و روزمره جدا شده و بیشتر به نقش های طراحی و کارآفرینی روی آورند. تسهیل ارتباطات و هماهنگی های درون و برون سازمانی نیز از اثرات قابل توجه فناوری اطلاعات است.

بنابراین تاثیر فناوری اطلاعات بر ساختار را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:
–    سلسله مراتب تخت و کاهش سطوح مدیریتی میانی
–    افزایش حیطه کنترل (نظارت)
–    ایجاد واحدهای دانشی و تخصصی
–    تمرکز قدرت (اختیار)
–    تقسیم قدرت به دلیل انتقال دانش
–    تعریف مجدد از رضایت شغلی
–    کارراهه شغلی کارکنان بسیار پیچیده و تخصصی می شود
–    سرپرستی رسمی و نتیجه محوری با امکان رهگیری فعالیت ها و اقدامات
–    ماشینی شدن، رسمی شدن و غیرفردی شدن تصمیمات
–    تغییر در ماهیت مشاغل مدیران

د. فرآیندهای کسب و کار
تسهیل در انجام فرآیندها، جلوگیری از دوباره کاری ها و انجام کارها به صورت موازی.
بسیاری از فعالیت ها در سطوح عملیاتی سازمان ماهیتی تکراری و از نظر تصمیم گیری ماهیتی ساخت یافته دارند. فناوری اطلاعات توانسته است جایگزین فرآیندهای دستی شده و بخش یا کل فرآیند را به صورت کاملا مکانیزه انجام دهد. فرآیندهایی مانند سفارشات، فروش، انبارداری و … همچنین در اموری که کاملا ماهیت کار ساخت یافته و تکراری است با جایگزینی تجهیزات و ابزارهای فناوری بجای انسان فرآیند به صورت دقیق و با سرعتی بالا به صورت خودکار انجام می شود مانند جایگزینی مامورین پلیس در جاده ها با سیستم های نظارت بر سرعت و یا حذف کیوسک های دریافت عوارض در بزرگراه ها و جایگزینی آن با تجهیزات سنجش و محاسبات خودکار RFID.

هـ. پشتیبانی از مدیران
پشتیبانی از فرآیند تصمیمات پیچیده سازمان و حمایت از مدیران در تصمیم گیری ها.
دسترسی مدیران به اطلاعات از منابع مختلف داخلی و محیطی امروزه امری بدیهی در سازمان های نوین است. سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری و سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی قادرند تا از تصمیمات مدیران و گروه ها از طریق تحلیل و ارائه راه حل حمایت نمایند. همچنین بهره مندی از فناوری داشبورد مدیران امروزه مدیران را قادر می نماید تا در هر زمان و مکان و به صورت بهنگام به نیازهای اطلاعاتی و تحلیلی خود از سازمان پاسخ گویند.

ذ. تغییر در سرپرستی
انجام کارها به صورت مکانیزه و امکان ذخیره سازی نتایج آن در سیستم و امکان دنبال کردن فرآیند انجام کارها، سرپرستان را قادر می کند تا وظایف کنترل و نظارت خود را به طور موثرتری انجام دهند. رشد کار از دور، شیوه های سرپرستی گذشته را عملا با مشکل مواجه می کند. در شیوه نوین ساز و کار سازمانی، سرپرستی از طریق نظارت مستقیم بر کار افراد و تعاملات فیزیکی در هدایت آنها عملا به صورت الکترونیکی و به طور نامحسوس انجام می پذیرد.

و. ماهیت کار و مشاغل
تغییر در ساختار مشاغل و محتوای کارها از طریق حذف مشاغل تکراری و تغییر قابل ملاحظه در کارهای حرفه ای و مدیریتی.
فناوری اطلاعات به طور قابل ملاحظه ای ماهیت کار حرفه ای را تغییر داده است. کمتر محیط کاری را می توان مشاهده کرد که کارشناسان یا حرفه ای ها در آن از رایانه استفاده ننمایند. در بسیاری از مشاغل که محدودیت اطلاعات و دانش در آنها وجود دارد، استفاده از رایانه و برنامه های رایانه ای یک الزام است. انجام کارهای جاری سازمان ها مانند حسابداری، کارگزینی، خرید و فروش دیگر به شکل سنتی از کارآیی و بهره وری لازم برخوردار نیست و ضرورتا بایستی از طریق رایانه انجام پذیرد. علاوه بر آن امور کارشناسی که امروز از آنها به عنوان مشاغل دانش-محور یاد می شود و کارکنان دانشی آن را انجام می دهند با پشتیبانی از برنامه های هوشمند و پیچیده با سرعت، دقت و اثربخشی بالاتری انجام می شود. انجام مشاغل مدیریتی با توجه به ماهیت اطلاعاتی، ارتباطی و تصمیم گیری آن در سازمان های پیچیده امروز بدون بهره مندی از فناوری اطلاعات اثربخشی لازم را نخواهد داشت.

ز. محیط کار
جدا شدن از شیوه های سنتی ساماندهی محیط کار و امکان انجام کار از طریق کار از دور، کار در خانه و سیار.
محیط کار سازمان نیز متاثر از فناوری اطلاعات دچار تغییرات قابل توجهی گردیده است. فناوری اطلاعات محیط کار را تغییر داده است. محیط کار دیگر ضرورتا در درون سازمان و در اتاق های کاری سنتی تعریف نمی شود. با گسترش فناوری اطلاعات، شبکه های ارتباطی و ابزارهای پردازشی سیار و فراگیر هر مکانی خارج از سازمان می تواند بخشی از محیط کاری سازمان باشد. محل هایی مانند خانه، پارک، طبیعت و … بهره مندی از رسانه های سیار و محاسبات فراگیر امکان گسترش محیط کاری را در زمینه های مختلف فعالیت سازمان میسر نموده است فعالیت هایی مانند تولید، فروش، بازاریابی. کار از دور امکان فعالیت و کار کارکنان را در خارج از محیط سازمان امکان پذیر می نماید و مزایای زیر را به همراه دارد:
•    امکان بکارگیری متخصصانی که حاضر به کار تمام وقت و استخدام دائمی در سازمان نیستند.
•    امکان بکارگیری افرادی که در مکانی خارج از مرزهای جغرافیایی فعالیت سازمان ساکن هستند.
•    کاهش هزینه های سازمانی (فضا، تجهیزات اداری و دفتری و …)
•    کاهش مشکلات دفاتر سنتی از قبیل غیبت، تعارضات فردی و …
•    افزایش بهره وری سازمان و کارکنان
•    کاهش آلودگی ها
•    کاهش ترافیک و …
محدودیت های کار از دور را می توان به شرح زیر فهرست نمود:
•    انزوا و جدایی فرد از سازمان و همکاران
•    کاهش جامعه پذیری
•    کاهش ارتباطات رو در رو
•    کاهش احساس تعلق به سازمان

ر. اثرات روانی کاهش جنبه های انسانی کار
یکی از نقدها در به کارگیری فناوری اطلاعات کاهش نقش منابع انسانی و نظام مندی رابطه انسان و ماشین است. این اثر موجب ناخشنودی انسان از کار با سیستم  و احساس ماشینی شدن فرد است. فرد خود را جزیی از سیستم ماشینی می پندارد که هیچ گونه اختیاری ندارد و به خواسته ها و روحیات و جنبه های انسانی وی توجه نمی شود. این احساس مخصوصا در رده کاربران سطوح پایین سازمان مانند کارکنان سیستم های حسابداری و یا رزرو بلیط بسیار قابل مشاهده است. فرد کمتر می تواند خلاقیت های خود را در سیستم اعمال کند و لذا نوعی سرخوردگی از کار حاصل می شود.
بکارگیری فناوری اطلاعات در سازمان ها و بخش های مختلف کسب و کار از جمله تولید، خرید، فروش و بازاریابی، تدارکات و نیز اموری مانند برنامه ریزی، مالی، منابع انسانی و تحقیق و توسعه امروزه امری رایج و بدیهی برای سازمان های موفق و نوین است و توانسته است موجب برتری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی در سطح ملی و بین المللی شود. استفاده از فناوری اطلاعات در نظارت بر عملکرد سازمان ها می تواند به آگاهی از نقاط غیرکارآ و بهره مندی مطلوب از منابع خود منجر شود. همچنین فناوری اطلاعات می تواند به افزایش درآمد سازمان ها از طریق تبلیغات و بازاریابی در شکل های مختلف بیانجامد. تبلیغات سیار، بازاریابی ویروسی، تبلیغات گسترده در موتورهای جستجو از جمله شیوه های استفاده از امکانات فناوری اطلاعات است.
سازمان های مختلف بسته به ماهیت کاری خود، از فناوری اطلاعات به شیوه های مختلفی بهره مند می شوند.
ماهیت سازمان های خبری و رسانه ای ارتباط نزدیکی با فناوری اطلاعات دارند، از فناوری اطلاعات جهت جمع آوری، ذخیره سازی، بکارگیری و توزیع اطلاعات بهره می گیرند.
توسعه رسانه هایی مانند اینترنت و گیرنده های ماهواره ای، ابزار جدیدی را در اختیار این سازمان ها قرار می دهد تا از طریق آنها به توزیع و انتقال بیشتر و سریع تر اطلاعات مبادرت ورزند. توسعه فناوری اطلاعات موجب گسترش پوشش رسانه ها و نیز افزایش مخاطبان آنها شده است. مخاطبان نیز امکان دسترسی به رسانه های مختلف و بیشتری را یافته اند و از قدرت انتخاب بیشتری نسبت به گذشته برخوردار شده اند.
شهروندان می توانند گزارشات خبری را از منابع متفاوتی دریافت نمایند که هر یک به جنبه خاصی از موضوعات و مسائل جامعه می پردازند و با نگاه خاصی رخدادها را تفسیر می نمایند. حتی رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک، توئیتر و … امروزه منبع مهمی برای گروه های اجتماعی در ارتباط با یکدیگر و اشتراک اطلاعات هستند.
استفاده از ابزارهای فناوری اطلاعات مانند اینترنت، رسانه های اجتماعی و بلاگ ها افراد را قادر می نماید تا خود به انتشار اطلاعات در شبکه اقدام نمایند و صدای خود را به آن سوی مرزها برسانند. این امر امروزه تهدیدی برای دولت هایی است که با انتشار آزاد اطلاعات و آگاهی شهروندان رابطه خوبی ندارند.
سازمان های آموزشی نیز از تاثیرات فناوری اطلاعات برخوردار بوده اند و توانسته اند با بهره گیری از امکانات فناوری اطلاعات به توسعه و رشد قابل توجهی نایل آیند.
امروزه بهره گیری از فناوری اطلاعات در فرآیند اجرای آموزشی و نیز اداره سازمان های آموزشی کاملا آشکار و امری بدیهی است.
توزیع اطلاعات و دانش از طریق کتاب های سنتی امروزه جای خود را به کتاب های الکترونیک و نیز سایت ها و پایگاه های اطلاعاتی داده است. کلاس های درسی سنتی جای خود را به کلاس های مجازی داده و سمینارها و سخنرانی ها می توانند از طریق وب انجام شوند که در اصطلاح نوین به آن وبینار (Webinar) گویند.
توسعه دانشگاه ها، مدارس و موسسات آموزش مجازی به دسترسی بیشتر افراد جامعه به آموزش انجامیده است. دسترسی به منابع الکترونیکی (کتاب ها، مجلات، مقالات، تحقیقات) تحقیقات و پژوهش ها را ارتقاء داده است.
در پایان لازم به ذکر است که تاثیرات یاد شده بالا در همه سازمان ها یکسان نبوده و به عوامل و شرایط بسیاری وابسته است. از آن جمله:
–    فرهنگ سازمانی
–    ثبات یا پویایی محیط
–    ماهیت کالا یا خدمات
–    میزان ساخت مندی کارها
–    نگرش مدیران
–    توانمندی های مالی
–    میزان و شدت بهره مندی از فناوری اطلاعات