مدیریت ظرفیت، کلید موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات

مدیریت ظرفیت

همه ساله بسیاری از قراردادها و پروژه های فناوری اطلاعات ، دچار توقف، تعلیق و یا حتی شکست کامل میشوند؛ تا جایی که بر اساس یک تحقیق انجام شده، تقریبا نیمی از کسب و کار های ایالات متحده طی سال گذشته، تجربه حداقل پروژه های فناوری اطلاعات و ارتباطات ناموفق را داشته اند. بر اساس این پژوهش، دلیل اصلی حدود سه چهارم از این شکست ها، کافی نبودن منابع به تناسب نیاز کسب و کار هدف و تعهدات قراردادی بوده است. اینکه بخش اعظمی از اقدامات یک صنعت به دلیل رخدادی مشابه، با شکست روبرو شده و این موضوع نیز تکرار میشود، قطعا معضلی جدی در مسیر صنعت را نشان میدهد، اما به طور قطع روش هایی منطبق با روش های موفق وجود دارد که مخاطرات ناشی از چنین تهدیدی را محدود کرده و کنترل میکند.

کلید موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات

منطبق با چارچوب ITIL  مدیریت ظرفیت یا همان Capacity Management فرایندی مدون از فاز طراحی در چرخه حیات سرویس است؛ هرچند در فازهای راهبردی و بهره برداری سرویس نیز حمایت شده  و تحقق تعهدات آن مورد پایش مستمر قرار میگیرد. کلیدی ترین هدف این فرایند، تدوین و به روز آوری طرح و مکانیزمی است که طی آن، از کفایت منابع تخصیص یافته به پروژه در جهت ایفای تعهدات ارائه داده شده به مشتری اطمینان حاصل شود و کفایت نیز بدان معنا که تناسب، تعادل و توازنی میان هزینه های ناشی از تخصیص یا عدم منابع به وجود آمده و البته که این امر کاری ساده تر از گام برداشتن روی مرز میان رقابت و مدیریت پروژه نیست!

سوء مدیریت در منابع، از دو سوی افراطی خود، سازمان را دچار آسیب میکند: آنگاه که منابع کمتر از میزان تکاپوی سرویس تعهد شده تخصیص یابد، طبیعتا موجب انحراف از تعهدات یا حتی شکست پروژه و نارضایتی مشتری میشود و به این شکل هم سود سازمان از کف میرود و هم بقای آن در بازار مورد تردید قرار میگیرد.
از سوی دیگر، تخصیص بیش از نیاز منابع، قطعا تاثیری مشابه را برای سازمان خواهد داشت؛ چرا که با اتلاف منابع، سرویس دهنده زیان میبیند و روز به روز در عرصه رقابت ضعیف تر میشود، تا جایی که در سراشیب حدف از میدان رقابت قرار میگیرد. به روز آوری مستمر طرح ظرفیت یا همان Capacity Plan که برخاسته از پایش روزانه عملکرد سرویس یا نحوه پاسخ به نیازهای کسب و کار باشد، بخشی از وظایف مدیریت ظرفیت سرویس ها و یا پروژه ها است. طبعا با گردش هدفمند اطلاعات حاصله، در فرایند مدیریت ظرفیت و پیمایش هوشمند چرخه مدیریت دانش، سازمان به خردی دست می یابد که میتواند برای پروژه های آتی خود به صورت پیشگیرانه منابع مورد نیاز را با طرفیت متناسب پیش بینی کند و از این معبر است که دستاوردی با دو منفعت توامان صرفه اقتصادی و رضایت مشتریان آتی را به همراه خواهد داشت.

نویسنده: نیما میربابایی، هفته نامه عصر ارتباط و طراحی سایت