پورتال ها از ضروری ترین عناصر سازمان های نوین هستند که قصد ورود به دنیای کسب و کار جدید را دارند. سازمان ها نیاز دارند تا به شیوه ای پویا و کارآ با مشتریان و گروه های مختلف تماس برقرار نمایند، پورتال دریچه ای استاندارد برای ورود به فضای کسب و کار سازمان ها، موسسات و شرکت ها است. در درگاه ها نحوه دسترسی گروه های مختلف به سازمان و امنیت اطلاعات تعریف میشود.
از طریق پورتال ها میتوان اطلاعات مورد نیاز گروه های مختلف سازمان و محیط را در اختیارشان قرار داد و از این طریق به انجام فعالیت های متنوع سازمان مانند تبادل اطلاعات، انجام مبادلات تجاری و همکاری با دیگران پرداخت. با نفوذ و گسترش فناوری اطلاعات در سازمان ها و توسعه شبکه ها، سازمان ها به سوی بهره گیری از این فناوری در ارتباط با ذینفعان سازمانی و گروه های همکار در محیط سازمان پرداختند. حرکت به سوی کسب و کار الکترونیک، تجارت الکترونیک، دولت الکترونیک، بانکداری الکترونیک و دیگر فضاهای کسب و کار الکترونیک مستلزم برخورداری از ابزار و دانش مناسب در برقراری ارتباط و انجام تعاملات با ذینفعان است. لذا پورتال ها به عنوان یک ضرورت برای سازمان های نوین مطرح میشوند. پورتال ها اهداف متعددی را دنبال میکنند: از دسترسی به اطلاعات به صورت یکپارچه تا کار با برنامه ها کاربردی و انجام تعاملات کسب و کار. همچنین از پورتال ها میتوان به عنوان واسطه جهت دسترسی به سایر گروه ها بهره جست.
تفاوت پورتال و وب سایت
اگرچه در نگاه ظاهری هر دو کاربردی مشابه دارند، لیکن این دو کاملا با یکدیگر متفاوت هستند و از نظر حرفه ای نقش پورتال چیزی فرا تر از وب سایت است. جنبه های متمایز کننده پورتال از وب سایت را میتوان به صورت زیر فهرست کرد:
- پورتال ورودی خاصی است که امکان ارتباط با دیگر پورتال ها را فراهم می آورد.
- اطلاعات به صورت کاملا هدفدار و با بهره گیری از تجربیات کاربر قابل دریافت است.
- پورتال امکان ارتباط و همکاری کاربران و استفاده کنندگان در درون یک درگاه را فراهم می آورد.
- پورتال دسترسی طبقه بندی شده به انواع داده ها و اطلاعات طبقه بندی شده را ممکن می سازد.
- پورتال امکان دسترسی به طیف گسترده ای از امکانات مانند نرم افزارها و پایگاه ها را ارائه میکند.
- پورتال امکان انجام تعاملات سازمانی از طریق اشتراک برنامه های کاربردی را ممکن میکند.
با توسعه فناوری اطلاعات و دانش مرتبط با آن پورتال ها نیز از توانمندی های بیشتری برخوردار میشوند. به طور کلی موارد زیر را میتوان در پورتال ها مشاهده کرد.
اطلاعات
اطلاعات یکپارچه شده از منابع مختلف در قالب مورد نظر کاربران
تبادل اطلاعات
این امکان در پورتال ها وجود دارد که کاربران بتوانند همزمان نظرات خود را در اختیار سازمان قرار دهند و یا به صورت همزمان در اتاق های گفتگو به بحث و محاوره بپردازند و از طریق وارد شدن به فضای در نظر گرفته شده در جریان همایش ها، کنفرانس ها و رخدادها قرار گیرند یا در کلاس درس شرکت نمایند.
دسترسی به مطالب یا محتوا
پورتال ها میتوانند مطالب خاصی را از جمله متون درسی، مشخصات فنی محصول و سوابق سازمانی را به صورت متن یا گرافیک از طریق مرورگر ها ارائه دهند.
امکانات جستجو
کاربران پورتال میتوانند اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق جستجو در ساختار های اطلاعات موجود و طبقه بندی شده دریافت نمایند. همچنین قابلیت دسته بندی اطلاعات، تجمیع و پالایش آن ها در پورتال ها وجود دارد.
شخصی سازی
کاربران قادرند تا با توجه به سلایق و علایق خود ساختار پورتال را منظم و نحوه مشاهده مطالب مورد نظر خود را شخصی سازی نمایند.
همکاری
پورتال ها از طریق قرار دادن پیوند ها، سازمان ها را قادر میسازند تا دسترسی کاربران را به دیگر سازمان ها و یا همکاران تجاری خود میسر نمایند.
انجام تعاملات کاری
کارکنان، مدیران و گروه های کاری سازمان ها میتوانند از طریق پورتال به سیستم های کاربردی دسترسی داشته باشند و امور کاری و روزمره خود را انجام دهند.
تقسیم بندی پورتال ها
پورتال ها را میتوان به شیوه های مختلف تقسیم بندی کرد و در هریک از تقسیم بندی ها اهداف خاصی مورد نظر است. از یک منظر پورتال ها به چهار گروه اصلی تقسیم بندی میشوند:
- پورتال سازمانی یا شرکتی (اینترانت)
- پورتال کسب و کار الکترونیک (اکسترانت)
- پورتال شخصی
- پورتال عمومی (اینترنت)
از منظر دیگر پورتال ها به هفت نوع تقسیم میشوند:
پورتال های تجاری
یکی از رایج ترین انواع پورتال در اینترنت است که محتوا را بر اساس گروه های مخاطب ارائه میدهد. اگرچه این پورتال ها میتوانند صفحات تعاملی با کاربران را به طور اختصاصی ارائه دهند، لیکن محتوای آن ها غالبا برای مخاطبان عمومی و به صورت برخط است.
پورتال های انتشاری
این پورتال ها برای گروه هایی با علایق خاص طراحی میشود. در این نوع پورتال ها کمتر به قابلیت خصوصی کردن محتوا می پردازند. لیکن امکان جستجوی برخط را در زمینه های خاص و نیز توانایی تعاملات دوسویه ارائه میدهند.
پورتال های شخصی
هدف پورتال های شخصی ارائه اطلاعات دسته بندی شده به افراد است و از محتوای نسبتا محدود برخوردارند. لیکن امکان شخصی سازی بسیاری دارند و هدفشان افراد خاص هستند.
پورتال های وابستگی
این پورتال ها از گروه ها و انجمن هایی مانند گروه های دولتی و یا سیاسی حمایت میکنند. از طریق یک نقطه تماس میتوان به تمامی اعضاء گروه با علایق مشترک دسترسی یافت.
پورتال های سیار
پورتال هایی که از طریق تجهیزات سیار میتوان با آن ها ارتباط برقرار کرد. اگرچه اغلب پورتال هایی که به آن ها اشاره شده مبتنی بر رایانه شخصی هستند ولی دسترسی بسیاری از پورتال ها از طریق تجهیزان سیار امکانپذیر است. گرچه با تحولات اخیر و طراحی اکثر پورتال ها به صورت ریسپانسیو و واکنش گرا این امکان برای اکثر پورتال ها فراهم شده تا بر روی تجهیزات همراه نیز نمایش مناسبی داشته باشند.
پورتال های صوتی
به این پورتال ها وورتال نیز میگویند. (وورتال همچنین به پورتال های عمودی نیز اطلاق میشود جهت اطلاعات بیشتر میتوانید این مقاله را بخوانید) ویژگی این پورتال ها استفاده از رابط کاربر صوتی است که میتوان از طریق تلفن های همراه استاندارد با آن ها ارتباط برقرار کرد.
در این پورتال ها ورودی کاربران از طریق گفتاری است که سیستم میتواند آن را به لطف فناوری درک گفتار پیشرفته (ASR) دریافت نماید. خروجی سیستم برای کاربر از طریق فناوری تبدیل متن به گفتار (TTS) ارسال میشود.
پورتال های سازمانی
این پورتال ها در محیط سازمان ها و شرکای آن ها تشکیل میشود و حاوی اطلاعات و محتوای مرتبط با آن هاست. پورتال سازمانی درگاهی با قابلیت شخصی سازی و نقطه تماس دسترسی به اطلاعات سازمان از طریق کاوشگر های وب که میتواند در درون و یا خارج از سازمان قرار میگیرد.
به این پورتال ها، پورتال های اطلاعات سازمان نیز میگویند.
برخلاف پورتال های انتشار و تجاری که دریچه ای به اطلاعات عمومی در اینترنت هستند، ان پورتال ها به ارائه یک نقطه دسترسی به اطلاعات و برنامه های کاربردی سازمان خاص که در اینترانت ها، اکسترانت ها و اینترنت قرار دارند، میپردازند.
پورتال های سازمان، کانونی برای ارتباط کارکنان، شرکاری کسب و کار و مشتریان با سازمان در هر زمان و از هر مکان است. کاربران از طریق این پورتال ها میتوانند به اطلاعات ساختاری و شخصی موجود در سیستم های اطلاعات سازمان و یا اینترنت دست یابند. بسیاری از سازمان های بزرگ برای کاهش هزینه ها، سود آوری و کمک به مدیران این نوع پورتال ها را به کار گرفته اند.
به علاوه پورتال های سازمانی امکان مدیریت دانش و فرصت ارائه خدمت به کارمندان و مشتریان را میسر میسازند که منجر به کاهش هزینه های سازمان میشود.
برنامه های کاربردهای پورتال سازمانی
بر اساس پژوهشی که از سوی گروه دلفی انجام یافته بیش از 55 درصد از 800 نفر پاسخ دهنده، اقدام به برپایی طرح پورتال سازمانی نموده اند که 42 درصد از آن ها طرح را در سطح پورتال سراسری سازمان انجام داده اند.
تعداد پورتال های سازمانی از آن زمان قاعدتا افزایش یافته است. برنامه های کاربردی مورد مطالعه به ترتیب اهمیت عبارتند از:
- ابزارهای یادگیری و دانش پایه
- پشتیبانی از فرایند های کسب و کار
- فروش برای مشتریان
- خدمات و بازاریابی
- همکاری و پشتیبانی از طرح ها
- دسترسی به اطلاعات از طریق سیستم های پراکنده سازمانی
- اطلاعات درون سازمانی
- خط مشی ها و رویه ها
- بهترین شیوه های انجام کار و تجربیات سازمانی
- منابع انسانی و مزایا و پاداش
- دایرکتوری و تابلو اعلانات
- تشخیص مهارت ها
- اخبار و دسترسی به اینترنت
تمام این ها فقط گوشه ای از کاربردهای پورتال های سازمانی هستند.
دیدگاه خود را بنویسید